Grundsatz der Marktpreisermittlung
Ermittlung von Marktpreisen über die relevanten Märkte. Zielsetzung ist es, die Beschaffung unter „Best-Price“ - Konditionen und unter Berücksichtigung der geforderten Qualität durchzuführen. Folgende Verfahren der Marktpreisermittlung unterstützen diesen Prozess:

• ·         Lieferanten-Wettbewerbsfähigkeitsanalysen mit und ohne Preisvergleich
• ·         Ausschreibungen im Wettbewerb / eAuktion

Verhandlungen sind nicht allein auf den Preis zu beschränken, sondern sollten alle Konditionen umfassen, die sich auf den Gesamtwert der Beschaffung auswirken, wie z.B. Qualität, Lieferzeit, Flexibilität, Zahlungs- und Gewährleistungskonditionen sowie die Total Cost of Ownership (Kostenbetrachtung über die gesamte Lebensdauer des Produktes).

Grundsatz der Chancengleichheit
Die Bieterauswahl hat nach dem Grundsatz der Gleichbehandlung zu erfolgen. Wesentliche Kriterien für die Beteiligung ist die Eignung in Bezug auf die geforderte Leistung unter Beachtung von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit.

Grundsatz der Eindeutigkeit
Alle Angaben in den Dokumenten sind klar und vollständig aufzuführen, beginnend mit der Adresse des Bieters bei Angebotsaufforderung bis hin zur genauen Bezeichnung eines Vertragspartners bei Abschluss eines Vertrages. Alle Aufgaben, insbesondere die Leistungsbeschreibungen, sind eindeutig und erschöpfend zu formulieren. Widersprüche in sich sind ebenso zu vermeiden wie Widersprüche in den Einkaufsunterlagen untereinander.

Grundsatz der Beweisbarkeit
Alle vertragsrelevanten Absprachen sind schriftlich nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies gilt z.B. für telefonische Abstimmungen genauso wie für den Nachweis der dem Lieferanten zur Verfügung gestellten Unterlagen. Die gesamten Einkaufsunterlagen mit den dazugehörigen Zeichnungen, Stellungnahmen, Gutachten, Genehmigungen, Aktenvermerken, Protokollen und Nachweisen etc. sind lückenlos und vollständig je Einkaufsvorgang in der Vergabedokumentation darzustellen und zu archivieren.

Grundsatz der Vertraulichkeit

 Im gesamten Einkaufsverfahren ist strenge Vertraulichkeit gefordert. Diese strenge Vertraulichkeit gilt auch für alle Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit ausdrücklich als vertraulich bezeichnete Informationen aus dem Einkaufsverfahren erhalten.

Weitere Grundsätze, die bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen zu beachten sind:

• ·         Vermeidung von Monopolstellung der Geschäftspartner
• ·         Vermeidung von Lieferengpässen (Alternativlieferanten)
• ·         Vermeidung von zu engen Bindungen an die Geschäftspartner